Asistente Administrativo

Región Metropolitana

1. Identificación del Cargo

• Nombre del cargo: Asistente Administrativo

• Área: Administración

• Reporta a: Jefatura Administrativa / Encargado de Gestión

• Ubicación: Zona Sur de la Región Metropolitana

2. Propósito del Cargo

Brindar soporte administrativo integral a la gestión de la operación, asegurando orden, control y continuidad en los procesos administrativos, financieros básicos y de coordinación, contribuyendo a una gestión transparente, eficiente y confiable.

3. Funciones Principales

Gestión Administrativa General

• Ejecutar labores administrativas diarias, manteniendo orden documental y operacional.

• Administrar archivos físicos y digitales (contratos, documentos legales, reglamentos y respaldos administrativos).

• Apoyar en la elaboración de comunicaciones formales internas y externas.

• Mantener actualizada la documentación asociada a procesos administrativos y operativos.

Apoyo en Gestión Financiera

• Registrar y controlar ingresos y egresos relacionados con la operación.

• Apoyar en la preparación de información para la contabilidad externa.

• Realizar seguimiento de pagos pendientes y gestionar recordatorios de cobranza.

• Coordinar pagos a proveedores según lineamientos de la jefatura.

• Preparar información de respaldo para procesos mensuales de remuneraciones.

Atención y Coordinación de Requerimientos

• Atender consultas, solicitudes y requerimientos de usuarios internos y externos de manera oportuna y cordial.

• Canalizar requerimientos hacia las áreas o responsables correspondientes.

• Apoyar en la gestión de comunicaciones internas y seguimiento de solicitudes.

Coordinación Operativa

• Coordinar servicios de apoyo y proveedores externos.

• Llevar control de contratos, renovaciones y fechas de vencimiento.

• Apoyar en la organización de reuniones, convocatorias y elaboración de actas.

Control y Orden

• Mantener actualizados los registros administrativos y bases de datos.

• Llevar control de documentación clave de la operación.

• Velar por el orden administrativo general y la correcta utilización del sistema de gestión.

Conocimientos

• Manejo básico/intermedio de Excel y herramientas administrativas.

• Nociones de gestión financiera básica (ingresos, egresos y control).

• Deseable manejo de software de gestión administrativa.